Ferramentas contábeis são tecnologias para dar eficiência e segurança às tarefas de contabilidade.

Os sistemas trazem soluções para obrigações acessórias, criação de demonstrativos contábeis, relatórios gerenciais e financeiros, armazenamento de documentos e recursos que minimizam os riscos de falhas e erros, automatizando atividades até então manuais.

Os sistemas disponíveis no mercado contábil são aliados dos contadores que querem assumir atividades mais analíticas. A tecnologia importada gera benefícios para os profissionais contábeis, que conseguem sair do operacional, e para seus clientes, que recebem material automatizado.

Nós vamos te ajudar na jornada pelos melhores sistemas contábeis do Brasil, mostrando as funções mais essenciais para as empresas de contabilidade. Leia o post até o final e confira os 7 sistemas contábeis destacados.

Qual é  a importância desses recursos para as empresas contábeis?

As ferramentas contábeis são fundamentais para o crescimento das empresas de contabilidade já que otimizam várias atividades, antes feitas manualmente, minimizando os erros. 

Os sistemas disponíveis no mercado, contribuem para a gestão empresarial dos escritórios de contabilidade e também trazem benefícios aos clientes. Eles criam condições para os contadores assumirem posições mais estratégicas para com as empresas, cobrando mais pela consultoria. 

Todos esses recursos tecnológicos conversam com o atual cenário, na qual o governo está entregando plataformas como o SPED e eSocial a fim de simplificar a entrega de obrigações.

As 7 ferramentas da contabilidade

Há soluções tecnológicas para a parte fiscal, contábil, financeira, de obrigações acessórias e muitas outras que servem como ferramentas da contabilidade. Em meio a essas, destacamos 7 ferramentas para a área contábil. 

O importante é buscar a que melhor atende às necessidades empresariais, realizar integrações e aproveitar ao máximo os recursos dos sistemas. São eles:

1. Gestão financeira

Os softwares de gestão financeira que possuem integração com as ERPs contábeis, auxiliam os contadores a fazerem demonstrativos e relatórios úteis para a tomada de decisão. Ou seja, são estratégicos em consultorias, mostrando o cenário financeiro de uma empresa e se ela está apresentando lucro ou prejuízo.

A utilização desses sistemas diminui os riscos de erros em dados de relatórios ou cálculos, reduzindo e aliviando as tarefas manuais do seu escritório de contabilidade.

Assim, você pode ofertar serviços como o Business Processing Outsourcing Financeiro, ou BPO Financeiro, que nada mais é terceirizar os serviços do setor financeiro empresarial para um escritório contábil.

Há sistemas que automatizam lançamentos, fluxo de caixa, projeção de fluxo de caixa, DRE, balanço patrimonial, conciliação bancária e muitas outras atividades em poucos cliques.

É um tipo de investimento capaz de potencializar a sua consultoria e te coloca em outro patamar de competição de mercado, aumentando seu ticket médio.

2. Software de cobrança

A automatização da cobrança através de plataformas agiliza o processo e a tarefa de cobrar fica mais profissional. A inadimplência precisa ser acompanhada em escritórios de contabilidade para não prejudicar o fluxo de caixa.

Ao adotar sistemas de cobrança, os custos administrativos com o setor de cobrança interno podem baratear. Além disso, há chances de menores falhas nos prazos para cobrar inadimplentes ou no período de retomar o contato para a negociação com os devedores.

3. Folha de pagamento

O processamento da folha de pagamento envolve muitos dados e quanto mais funcionários, maior o trabalho. Ao implantar um sistema que realize as tarefas dessa obrigação, você resguarda o seu escritório de contabilidade e as empresas que atende.

Esses softwares conferem rapidez no cumprimento dessa atividade e garantem informações sem falhas de digitação, típicas do trabalho manual. Com isso, sua empresa fica em dia com as tarefas trabalhistas.

4. Certificado digital

O certificado digital é utilizado para identificar pessoas no ambiente virtual de modo seguro e criptografado. Ela é útil para assinatura de declarações contábeis, além de:

• Emissão de documentos fiscais;
• e-CAC;
• Recolhimento de FGTS;
• Assinatura de contratos virtuais;
• Procurações.

Os tipos de certificados digitais são:

• A1: software próprio para vários colaboradores utilizarem a certificação após instalado em um ou mais computadores da empresa;
• A3: o certificado funciona a partir de token em dispositivos físicos, inseridos no computador, permitindo uma pessoa utilizá-lo apenas.

O certificado digital facilita diversas tarefas, principalmente em escritórios de contabilidade, portanto sendo uma das ferramentas contábeis importantes.

5. Gestão de documentos 

As demonstrações contábeis, as notas fiscais, os contratos, comprovantes e demais arquivos precisam estar organizados, sendo as plataformas de gerenciamento de documentos ideais para otimizar o processo.

Sistemas desse tipo servem como ferramentas contábeis já que contribuem para a eficiência das rotinas de relatório e a administração geral de escritórios de contabilidade. Uma das vantagens é facilitar a localização de cada arquivo.

6. Escrituração contábil

É por meio do SPED contábil que você entrega a escrituração contábil. O sistema do governo automatiza o envio do livro diário, livro razão, balancetes, balanços, fichas de lançamentos comprobatórios e demais documentos contábeis. 

Ao utilizar a tecnologia e entregar as obrigações nos prazos estabelecidos, você otimiza a gestão de tarefas contábeis, podendo se dedicar à consultoria na contabilidade e faturar mais.

7. Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é um recurso que guarda muitos arquivos seguramente, com acesso de qualquer lugar, viabilizando a gestão de documentos. Logo, ele pode servir como uma das ferramentas contábeis, principalmente para empresas que estão migrando para a contabilidade digital.

Se antes, a realidade da sua empresa era de uma papelada, com esse armazenamento em nuvem, isso pode virar passado.

Dicas para a escolha desses sistemas

Todas as tecnologias listadas acima possuem uma variedade de empresas ofertantes. Por isso, é importante você avaliar qual delas gosta mais para utilizar em seu escritório de contabilidade. Entre as recomendações para a escolha entre os sistemas, podemos citar:

• Confira se o sistema escolhido faz integrações de softwares;
• Dê preferência para softwares que contam com suporte técnico e forneçam treinamentos, essencial para o período de transição ou implantação da tecnologia;
• Opte por ferramentas que possuem período de teste;
• Verifique as garantias que as empresas oferecem, se a tecnologia não atende ao que procura;
• Faça personalizações para as ferramentas contábeis funcionarem nos segmentos que atende em sua empresa;
• Priorize softwares que façam atualizações com frequência;
• Busque sistemas que desenvolvam novas funcionalidades.

Com essas dicas, você pode ser mais assertivo na sua busca por ferramentas contábeis, lembrando que a pesquisa em sites oficiais, é fundamental.

Notou de que forma as ferramentas contábeis podem agregar valor ao seu negócio contábil? Acompanhe outros artigos sobre a área da contabilidade no nosso blog.