Automação contábil é o ato de processar automaticamente atividades operacionais de um escritório de contabilidade através de sistemas.
A ferramenta agiliza e proporciona a precisão de dados em todos os setores realizados por uma empresa contábil. A adoção dessas tecnologias favorece a prática da contabilidade digital, baixando custos internos.
O tempo gasto com as tarefas costuma ser um dos gargalos das empresas de contabilidade. Nesse sentido, as soluções tecnológicas são providenciais para resolver esse problema e para potencializar o atendimento e até a oferta de outros serviços na contabilidade.
A utilização desses recursos pode ser a virada de chave para contadores autônomos, que acumulam muitas funções. Principalmente para entregarem as obrigações acessórias nas datas determinadas e prestar um serviço mais próximo ao cliente.
Se antes, um investimento assim era algo distante e deixado por alguns em segundo plano, é chegada a hora de priorizar essa medida.
Nesse post, você confere o que é automação contábil, quais são as tarefas otimizadas e as vantagens competitivas para o seu negócio.
O que é essa automação?
A automação contábil utiliza softwares para realizar a gestão dos dados contábeis e financeiros do escritório de contabilidade. A automatização se aplica às áreas fiscal, administrativa, de Recursos Humanos e contábil. Suas funções eliminam o tempo gasto por profissionais com atividades repetitivas, reduzindo custos e aumentando a produtividade do negócio.
No setor fiscal, são automatizados a apuração de impostos e geração de guias tributárias, geração de livros e relatórios fiscais, emissão e gestão de Notas Fiscais, controle de prazos e calendários relativos às obrigações acessórias.
Diversas tarefas do departamento pessoal já foram automatizadas, como a elaboração da folha de pagamento, controle de férias, cálculos e apurações, além de geração de guias de tributo. Esses sistemas também atuam na geração de livros, demonstrativos e relatórios contábeis.
Já na parte de legislação, a automação contábil agiliza as tarefas de processos de abertura de empresa e baixas e a gestão dos documentos de constituição. Também são realizadas outras tarefas, como:
- Controle de licenças de funcionamento;
- Criação de contratos sociais e estatutos.
Na área administrativa, é possível automatizar as contas a pagar e a receber; e fazer a integração e conciliação na gestão das contas. Ainda é possível realizar:
- Emissão de Notas Fiscais e recibos;
- Vendas, orçamentos, contratos e demais itens do controle de vendas;
- Gestão das compras.
Como ela funciona?
Existem diferentes sistemas de automação contábil no mercado e, no geral, elas permitem integrações entre softwares. Logo, é importante realizar a pesquisa para verificar qual plataforma melhor atende ao seu escritório de contabilidade.
Há sistemas que contam com automação contábil, fiscal e pessoal que pode ser conferida em tempo real. Os softwares costumam funcionar em cloud computing, ou seja, na nuvem para garantir a segurança da informação. Logo, sua equipe consegue acessar remotamente de onde estiver.
Para quem já tem uma empresa nos moldes da contabilidade online, o uso dessas tecnologias é um dos pilares para manter a empresa com baixos custos e alta eficiência.
Quem está migrando para a contabilidade digital também sente essa otimização sobre as rotinas contábeis. E uma dica é verificar se a empresa disponibiliza um suporte ativo para o cliente e se realiza treinamentos periódicos, importantes na fase de implantação.
Quais os benefícios dessa tecnologia?
Ao optar por sistemas de automação contábil para realizar as atividades, o escritório de contabilidade pode obter benefícios operacionais, econômicos e vantagens competitivas. Destacamos as principais delas para você:
Otimização das atividades
As tarefas operacionais manuais levam certo tempo, são repetitivas e são sujeitas a erros e falhas. Com a automatização contábil, elas são otimizadas no tempo, que requer segundos, e as margens de falhas diminuem.
Portanto, enquanto essas atividades são realizadas, os colaboradores podem se dedicar na qualidade do atendimento e em demais soluções voltadas para o crescimento da empresa.
Redução de custos
O valor investido em um software de automação contábil gera redução de custos operacionais para o escritório de contabilidade, além da proteção contra multas e juros para o negócio e os clientes. Como os sistemas atuam com dados fiéis, são reduzidas as chances de erros na parte trabalhista ou fiscal.
Outra vantagem é que todo o banco de horas da empresa direcionado a refazer um trabalho, pode reduzir consideravelmente com a automatização de tarefas.
Além do mais, com a digitalização de documentos e lançamentos de dados virtuais, a necessidade de gastos voltados para conservação e limpeza de espaços como acervos em escritórios contábeis podem ser barateados.
Crescimento empresarial
O cenário ideal do crescimento de um escritório de contabilidade é que mais clientes entrem mantendo-se a mesma estrutura de custo e a automação contábil viabilize isso. Esse fator costuma ser a base das contabilidades onlines, inclusive.
Oferecer novos serviços contábeis
Ao facilitar as tarefas operacionais, usando a automação contábil, os serviços de assessoria contábil e contabilidade consultiva podem ser melhor estruturados. E a oferta desses serviços são grandes diferenciais de negócio.
O empenho dos profissionais de contabilidade em acompanhar de perto a gestão financeira das empresas, pode escalonar o crescimento da empresa contábil. A consultoria na parte financeira, assim como na tributária, são serviços com alta percepção de valor agregado ao cliente.
Torne os dados aliados da sua contabilidade consultiva
O trabalho estratégico dos contadores consultores funciona a partir da geração de dados, relatórios e da personalização dos relatórios contábeis e financeiros. Essas informações serão utilizadas para gerar insights aos clientes e por isso a automação no meio contábil é tão necessária.
Os dados são utilizados em prol da superação de desafios da empresa do cliente e para alcançar metas e objetivos. Por isso, quanto mais organizados os processos dentro da sua empresa, mais agilidade e otimização são possíveis.
O tempo ao lado do seu cliente é valioso e sua consultoria deve facilitar o processo da tomada de decisão. E ao deixar de lado as tarefas manuais que podem ser otimizadas com o uso da tecnologia, reserva a oportunidade de atuar na conquista de outros clientes.
Por fim, vale ressaltar que a utilização das tecnologias para aumentar a eficiência no seu escritório de contabilidade é um exemplo para os seus clientes também adotarem processos com automação.
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