Por que fazer reuniões?

Muitos contadores ainda se perguntam: “Por que fazer reuniões? Não seria mais fácil enviar uma proposta por e-mail?”. A verdade é que reuniões, sejam presenciais ou virtuais, são o momento decisivo para construir confiança, entender a fundo as dores do cliente e oferecer soluções que realmente façam sentido. Uma conversa cara a cara, seja no escritório dele ou pela tela do computador, tem um impacto que nenhuma mensagem escrita pode alcançar.

Presencial ou virtual? O que levar em conta

• Reuniões Presenciais:

Se for possível, eu sempre recomendo realizar a reunião no escritório do cliente. É lá que os desafios e problemas do dia a dia acontecem, e estar nesse ambiente proporciona insights que nenhuma planilha pode oferecer.

• Reuniões Virtuais:

Quando a reunião precisa ser online, a chave é manter o profissionalismo sem perder a proximidade. Olhe diretamente para a câmera – isso cria a impressão de que você está olhando nos olhos do cliente. E, claro, garanta que o ambiente esteja preparado: plano de fundo neutro, boa iluminação e nada de interrupções.

O roteiro ideal para sua reunião

1. Planejamento

O sucesso de qualquer reunião começa antes mesmo dela acontecer. Aqui estão alguns passos que sigo religiosamente:

• Pesquise sobre o cliente e a empresa.
• Defina o objetivo claro da reunião.
• Combine horário de início e fim para respeitar a agenda do cliente.
• Prepare um roteiro com os principais pontos que deseja abordar.
• Escolha sua roupa com cuidado: a primeira impressão importa!

2. Quebra-gelo e Rapport 

Nada de começar direto no assunto! Seja presencial ou online, comece com uma abordagem descontraída. Faça uma brincadeira leve, comente algo do ambiente (no caso do presencial) ou do momento atual (no virtual). O objetivo é criar um ambiente confortável. Aqui, entra a técnica do espelhamento: preste atenção na forma como o cliente se comunica e adapte o seu tom e postura para criar sintonia.

3. Comunicação não verbal 

Sabia que 50% da comunicação é não verbal? Por isso:

• Em reuniões presenciais: mantenha contato visual, gesticule com naturalidade e tenha uma postura confiante.
• Em reuniões virtuais: olhe para a câmera ao falar, pois isso cria a impressão de olhar nos olhos do cliente. Certifique-se de que seu fundo está limpo e profissional e que sua conexão de internet é estável.

4. Deixe o cliente falar primeiro

Antes de apresentar qualquer proposta, convide o cliente a contar um pouco sobre a história da empresa. Pergunte sobre conquistas, desafios recentes e o que ele busca em um parceiro contábil. Isso não só ajuda a criar conexão, mas também transforma você de um “desconhecido” em alguém que entende o universo dele.

5. Condução da reunião 

A estrutura que uso e ensino pode ser dividida em quatro etapas:

• Conexão: ouça mais do que fala. Entenda o contexto do cliente antes de começar a apresentar soluções. Faça perguntas abertas e demonstre empatia.
• Diagnóstico: identifique os problemas mais urgentes. Seja curioso, mas respeitoso. Aqui é o momento de explorar as “dores” do cliente.
• Prognóstico: mostre ao cliente como você pode ajudar. Relacione os problemas dele às soluções que você oferece.
• Tratamento: apresente o plano de ação. Seja claro, objetivo e mostre que você já pensou em soluções práticas e personalizadas.

6. Pergunta Poderosa

Utilize perguntas que levem o cliente a refletir sobre como seria a vida com os problemas resolvidos, estimulando o desejo pela solução que você oferece.

7. Interação com os participantes 

Convide especialistas da sua equipe para participarem pontualmente, se necessário. Eles podem agregar valor em questões mais técnicas. E não se esqueça de sempre abrir espaço para perguntas, seja no presencial ou no virtual.

8. Fechamento 

Finalize reforçando o valor da solução apresentada. Faça um resumo breve do que foi discutido e combine os próximos passos. Este é o momento de mostrar segurança e preparar o terreno para o fechamento.

Dicas extras

No presencial:

• Observe o ambiente do cliente e use isso para enriquecer a conversa.
• Mostre interesse genuíno pelas histórias que ele compartilha.
• Sempre leve materiais de apoio físicos, como um folder ou um exemplo de relatório, para deixar com ele.

No virtual:

• Use um programa que elimine ruídos de fundo para melhorar a qualidade do áudio.
• Certifique-se de que sua iluminação está adequada e o enquadramento mostra seu rosto e braços (isso transmite segurança!).
• Mantenha sempre a câmera ligada e o olhar fixo na lente ao falar.

]Seja qual for o formato, o mais importante é estar preparado e demonstrar que você está ali para gerar valor. O sucesso de uma reunião está menos no que você diz e mais em como você faz o cliente se sentir.

Com essas dicas, você terá reuniões que vão muito além da venda: serão verdadeiras portas de entrada para relações duradouras e de sucesso. Agora é com você!