Contabilidade Consultiva por Pedro Nery - Contador Consultor

Como mapear processos contábeis na sua empresa na prática

Veja como fazer a gestão dos processos contábeis com dicas de organização e mapeamento para facilitar esse processo.

O mapeamento dos processos contábeis envolve fazer a conciliação bancária, demonstrativos contábeis e organizar documentos.

Essa medida aumenta a produtividade do seu escritório de contabilidade, diminui os erros operacionais e viabiliza o repasse de atividades com maior assertividade. Ferramentas tecnológicas facilitam a sua aplicação.

Pense rápido: sua empresa de contabilidade cumpre os processos contábeis ou ainda está com muitas falhas? Sabemos que quanto mais travada na parte operacional, mais empecilhos sua empresa terá para gerar resultados para os clientes e ajudá-los a alcançar o sucesso.

Se deseja reduzir consideravelmente o retrabalho no seu escritório contábil e avançar em serviços que rendem mais lucros ao negócio, esse artigo é para você. Descubra como mapear os processos contábeis na sua empresa.

Qual a importância de realizar essas atividades?

Adotar os processos contábeis auxilia na entrega dos serviços aos clientes, na padronização das atividades e na garantia do cumprimento da conformidade.

Eles funcionam como um mapa para orientar sobre as responsabilidades de cada colaborador do escritório de contabilidade.

Quais as vantagens que as medidas resultam?

Além de aumentar a produtividade dos funcionários do seu escritório de contabilidade, existem outras vantagens em realizar os processos contábeis, como:

  • Otimização de custos;
  • Redução de riscos para a empresa contábil e a sua cartela de clientes;
  • Facilidade de mapear falhas na execução de tarefas do escritório e atendimento ao cliente;
  • Integração entre os departamentos.

Quais são os processos contábeis?

Os processos contábeis auxiliam diretamente no controle estratégico sobre os departamentos do escritório de contabilidade, otimizando as tarefas. Listamos quais são eles abaixo. Confira:

Gestão de documentos

Os processos contábeis geram muitos documentos como notas fiscais, extratos de banco, comprovantes de pagamento, recibos e guias das obrigações acessórias. Por isso, uma etapa vital é a gestão dos documentos.

A forma de organizar esses arquivos facilita a busca por documentos, além de ser importante fazer o arquivamento correto dos mesmos. Logo, as práticas de gestão de documentos são de extrema importância.

Faça os lançamentos contábeis

Os lançamentos contábeis são registros de compras e vendas de produtos e serviços feitos por uma empresa, além de suas receitas, despesas e demais movimentações financeiras.

Esses registros precisam estar organizados para o desempenho de todas as outras atividades e processos contábeis serem realizados. Essa conciliação contribui para que gestores possam realizar a tomada de decisões.

Uma dica para o melhor andamento das tarefas é não fazer a conciliação manualmente, e utilizar ferramentas que façam lançamentos contábeis automáticos.

Realize a conciliação bancária

A conciliação bancária é o levantamento das movimentações bancárias de uma empresa em comparação com os registros contábeis. Ela sinaliza se os valores estão iguais ou se há algum prejuízo financeiro, por exemplo.

Há softwares de gestão financeira que contam com essa funcionalidade, diminuindo os riscos de valores das transações financeiras corporativos não baterem com os registros contábeis. Assim, você ganha agilidade nesta atividade integrante dos processos contábeis.

Faça os demonstrativos contábeis

Os demonstrativos contábeis embasam a área estratégica das empresas, sendo essenciais para desenvolver soluções para a gestão financeira. Mantê-los em dia é uma das etapas cruciais dos processos contábeis.

Aí entram a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), o balanço patrimonial, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos e muitos outros. Conheça mais sobre eles:

  • Balanço Patrimonial: esse demonstrativo apresenta o ativo, passivo e patrimônio líquido empresarial em um período específico;
  • DRE: esse relatório mostra o resultado financeiro do negócio em um intervalo determinado;
  • Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos: reúne a movimentação financeira da organização durante um período selecionado.

Tais demonstrativos influenciam em áreas como:

  • Analisar a saúde da empresa;
  • Verificar gargalos e traçar soluções baseadas em números;
  • Analisar se são necessários ajustes;
  • Estudo para aumento de lucro;
  • Possibilidade de investimentos.

Analise esses demonstrativos

A análise dos demonstrativos contábeis é uma das partes mais importantes para contadores consultores para informar o cliente sobre a situação da empresa. Por isso é fundamental que esses documentos sejam entregues em dia e estejam com os dados corretos, pontos que os softwares de gestão financeira auxiliam com a automatização.

A DRE, por exemplo, é uma ferramenta fácil de ser compreendida e que pode ser estudada em períodos personalizados para análise de performance e comparações. Se o faturamento de uma empresa apresentou queda ou marcou prejuízo no primeiro trimestre do ano passado e neste ano novamente registrou queda, é preciso mudar as táticas para alavancar as vendas. Além disso, pode ser o momento do empresário desistir da ideia de ampliar a empresa e priorizar uma nova contratação e outras decisões de gestão a serem tomadas.

Como implantar essas práticas no escritório de contabilidade?

Para implementar os processos contábeis, são necessárias ações em diferentes níveis de gestão. Uma delas é adotar sistemas contábeis que otimizem as tarefas, além de treinar a equipe para as mudanças.

Os softwares de contabilidade automatizam desde os lançamentos contábeis até atividades mais complexas do segmento. Logo, a prioridade deve ser a busca por sistemas que atendam às necessidades da sua empresa de contabilidade, a relação custo x benefício e outros fatores.

A implementação só vai se concretizar se os seus colaboradores forem instruídos sobre como utilizar os softwares e tiverem supervisão para continuar a incluir essa tecnologia no dia a dia.

Ao agilizar cada uma das tarefas ligadas aos processos contábeis, a produtividade da sua empresa aumenta. Toda a estrutura que funciona internamente também vai ser utilizada para o atendimento prestado às empresas.

A dica final é fazer um mapeamento dos processos contábeis nos setores de Departamento Pessoal (DP), contábil, fiscal e legislação para tornar fluido os processos contábeis.

A área trabalhista costuma ser um dos setores mais desafiadores em função de falhas que geram multas e impactam a relação com os clientes. Então, para garantir máxima eficiência, comece esse rastreamento pela área mais problemática, seja a trabalhista ou outro departamento.

Avance para além dos processos contábeis e fique por dentro sobre o universo de vendas e contabilidade no nosso blog.

Insira seus dados e te
enviaremos para o WhatsApp.

Inicie sua trajetória como Contador Consultor!