Um dos maiores gargalos dos escritórios de contabilidade é, justamente, a contabilidade atrasada.

Receber dos clientes, em tempo hábil, os extratos bancários, notas fiscais, recibos e boletos, é um problema sério entre as empresas. Para resolver isso vamos lhe apresentar uma metodologia.

Além de terminar a contabilidade mais rápido, com esse plano é possível ganhar produtividade e aumentar seus honorários. O método é simples, mas exige reestruturação da empresa a baixo custo.

Para você ter uma ideia, com essa mudança que vamos te explicar, uma funcionária do nosso escritório, a Marco Contabilidade Consultiva, conseguiu fechar a contabilidade de 90 clientes em uma semana. 90 meses de escrituração contábil fechados em uma única semana! Antes de aplicarmos o método, em um mês inteiro, cada contador só conseguia fechar a contabilidade de 28 empresas, em média.

No Brasil, 90% das empresas são de micro e pequeno porte, de acordo com o Sebrae. Geralmente as grandes empresas contam com controladoria interna. Diferente das demais — micro, pequenas e médias empresas — que sofrem com a falta de demonstrações contábeis. Vamos focar nesse nicho de empresas.

Durante o mês o empresário vai fazendo suas operações. Comprando, vendendo, tomando empréstimo, pagando empréstimo. No método tradicional, geralmente o acordo com a empresa de contabilidade é que até o quinto dia útil do mês seguinte, esse empresário organize e envie todos os documentos físicos. Notas fiscais emitidas, notas fiscais de serviços tomados, notas fiscais de compra, folha de pagamento, despesas,….

O ideal é que ele junte por extrato bancário, separando numa organização diária, e mande isso tudo para a empresa de contabilidade. A empresa de contabilidade colocaria isso numa fila de produção de documentos que ela recebe. E, no final do mês, as demonstrações contábeis seriam entregues ao cliente. Porém na prática isso não acontece.

Mas, na prática, eles costumam mandar os documentos atrasados, incompletos, algumas vezes documentos inidôneos.

Há casos em que as informações inidôneas chegam para o contador meses depois, quando chegam. Ou seja, durante o expediente sua equipe vai ter de dar conta dos meses anteriores do seu cliente e as chances da contabilidade do mês atrasar são enormes.

Outro caso comum nas organizações que vão de micro a médios negócios são pagamentos de despesas pessoais dos sócios realizados dentro da empresa.

O fato é que os empresários não cumprem a sua parte, sendo um dos principais motivos pelos quais não recebem as demonstrações contábeis regularmente.

Também temos de apontar a culpa dos contadores. Os contadores não fazem a sua parte de cobrar, de orientar, de mostrar o valor que aquilo tem para a tomada de decisão, para a saúde e sucesso do negócio do cliente.

No futebol, a “Máxima do Vampeta” representa muito bem essa situação. Na época em que o Flamengo não estava pagando jogadores, certa vez em entrevista os repórteres disseram para o Vampeta: “Vampeta, notamos que o seu desempenho está caindo”. E ele respondeu: “Eles fingem que pagam e eu finjo que jogo”.

A partir disso vem a grande questão: o cliente sai prejudicado porque as demonstrações contábeis são ferramentas de gestão. Afeta nas decisões de investimento, de financiamento, tomada de crédito. Sem as demonstrações contábeis, os empresários continuarão administrando seus negócios de maneira amadora.

Mas também o contador sai muito prejudicado, porque ele tem o dever legal de fazer as demonstrações contábeis. Dever previsto no Código Civil, na Lei de S.A.s e no Código de Ética do Profissional Contábil. Está na hora de parar de empurrar para debaixo do tapete esse problema da contabilidade atrasada. Vamos explicar os passos que tomamos dentro da nossa empresa, a Marco Contabilidade Consultiva, para ir eliminando a contabilidade atrasada e fazendo escrituração contábil mensal, de todos os clientes.

O plano:

A grande sacada é fazer a contabilidade importando esses lançamentos do sistema financeiro. Pois ao importar para o Financeiro, evitamos o retrabalho e antecipamos as atividades. Na hora que a empresa fez o pagamento de um fornecedor, ele já lançou aquela informação em algum lugar. Porque lançar de novo no seu sistema contábil? Na hora que alguém emitiu uma nota fiscal, alguém já digitou algo, porque digitar de novo?

A realidade de 90% das empresas no Brasil, micro e pequenas empresas, são da ausência de um sistema de gestão financeira, como o QuickBooks. E, quando tem um software, ele costuma estar mal implantado. As informações não são conciliadas, os saldos e lançamentos não batem, existem movimentações lançadas sem documentação fiscal adequada, entre outros problemas.

Então como fazer a contabilidade importando os lançamentos do financeiro, se o cliente não é confiável para fazer esses lançamentos? Você já sabe a resposta! Se o cliente não sabe fazer, faça você pelo cliente (e cobre honorários por isso)!

A ideia é processar o financeiro do cliente e cobrar dele, através do serviço de BPO Financeiro (Business Process Outsourcing), a terceirização do controle financeiro.

Como será a estruturação?

Você vai precisar de um grupo de profissionais para realizar o processamento financeiro das movimentações dos clientes. O ideal seria estruturar um novo setor, que pode ser chamado de Financeiro, diferente do setor de Contabilidade. O setor financeiro vai registrar as operações sob o regime de caixa, controlando as entradas, saídas e saldos, enquanto o setor contábil vai registrar as operações sob o regime de competência, apropriando receitas, custos, despesas e resultados.

Esse setor financeiro pode ser composto por profissionais da área contábil ou administrativa, inclusive por estagiários, se registraria e supervisionados por um responsável técnico. O custo-benefício de estagiários é muito bom para a empresa e os universitários geralmente são antenados, dispostos a aprender, ligados à tecnologias, chegam com garra.

Sugerimos alunos de Ciências Contábeis por serem de uma área de estudo muito próxima da carreira sugerida e, portanto, que podem ter maior interesse em crescer dentro da empresa.

O time é comandado por um líder que treina, colocando a mão na massa, e acompanha o trabalho.

Qual é o papel do cliente?

Diariamente ou semanalmente, a depender do que ficou combinado, o empresário vai repassar fotos ou arquivo PDF de todas as movimentações financeiras que ele fez no dia anterior. Esse material é encaminhado via WhatsApp para a equipe do financeiro.

Sugerimos que a periodicidade de envio não passe de uma semana, pois a tendência é que em períodos maiores que esse, o empresário perca documentos. Você precisa convencer seu cliente de que sua empresa de contabilidade é digital e, portanto, não recebe documentos físicos.

O profissional do setor financeiro baixa aquele documento via WhatsApp Web, faz a conciliação no sistema financeiro e anexa aquele arquivo. Ao chegar no final do mês, a contabilidade praticamente já está pronta. Pelo menos a parte de conciliação bancária e contas caixa. Bastará que o setor contábil importe os lançamentos feitos pelo setor financeiro e faça a conciliação, análise e fechamento das demonstrações. Isso dá um ganho de produtividade a baixo custo.

Dentro do sistema, os lançamentos são feitos informando uma categoria. Em cada categoria é incluído um documento. Logo após terminar a conciliação, é importada o OFX e faz bater as contas. Lança o Contas a Pagar e a Receber e depois de tudo pronto é feito parametrização do sistema.

O time da Contabilidade fará um De-Para. Ficar digitando tarifa bancária, extrato com 15 páginas, usar a reguinha para cada linha, não é necessário mais com o uso desse método. O contador vai analisar, verificar se existe alguma falha no financeiro que precisa ser melhorada, corrigir. Fazer as demonstrações, auxiliar o cliente.

Vantagens

Com o recebimento de todos os documentos por foto ou PDF, o sistema de gestão financeira passa a ser um poderoso acervo, o storage.

A fórmula ensinada tem de ser implantada primeiro dentro de casa, ou seja, no escritório de contabilidade. Conforme for vendo resultados, pode escolher algum cliente para se começar a aplicar a nova metodologia. E aos poucos implementar em toda cartela de clientes.

Você gostou da metodologia que apresentamos? Surgiu alguma dúvida ou quer fazer algum comentário? Há um espaço para o diálogo abaixo dessa matéria.