Um milhão de documentos processados em 2 minutos. Esse é um dos resultados da ROIT BANK, única fintech contábil que faz desde a contabilização a pagamentos dentro da plataforma. O número de documentos e o tempo tendem a ser otimizados, como indicou Lucas Ribeiro, fundador e CEO do Grupo ROIT.

Esses dados são um recorte da jornada do Grupo ROIT divulgados no Contabilidade Consultiva Ao Vivo. Trocas de equipes inteiras e dispensa de clientes fizeram parte da caminhada, além de muitos investimentos. 

A ROIT BANK atende a médias e grandes empresas com inteligência artificial e integrações. O empresário contábil Lucas Ribeiro abriu seus erros e acertos na palestra “A jornada da transformação na contabilidade”. 

A ROIT iniciou como um escritório contábil em 2011 e passou por várias mudanças. Os negócios ganharam mais força a partir de 2016 e 2017. As inovações realizadas pela fintech contábil vieram de uma insatisfação com o modo de fazer contabilidade.

“Chegou uma fase em que usava dois softwares diferentes para poder fazer comparações. E tinham vezes que os dois davam erro”, explicou ele.

Como um estudioso da tecnologia, Lucas entendeu que para atender seus clientes — enquadrados no Lucro Real — precisaria desenvolver uma plataforma. Você vai conhecer passo a passo do que é feito na empresa que atua em um mercado milionário! Separamos também dicas de posicionamento que os contadores devem ter repassadas pelo expert.

Contadores devem prestar análise estratégica nível 2

O empresário contábil Lucas Ribeiro contraria quem acredita que a inteligência artificial nunca vai substituir a análise fiscal ou a determinação contábil. “Isso já acontece”, garantiu o fundador e CEO do Grupo ROIT.

Além do profissional operacional, que fazia lançamentos e hoje já não precisa com a digitalização, cargos analíticos vão desaparecer, segundo o especialista.

“A análise também vai ser substituída. A análise de nota, o fiscal, a tributação, a legislação. O serviço estratégico de nível 1, que é a tomada de decisão simples — por exemplo: ‘vou usar o dinheiro de um banco que cobra taxa de juros menor ou maior?’ — a inteligência artificial consegue fazer”, disse ele.

Ribeiro acredita que os contadores devem se preparar para realizar a análise estratégica de nível 2. Ele explicou quais serviços estão incluídos: 

“O nível 2 é nobre. É sentar com o empresário, ou CFO da empresa, e dizer que ele deve mudar a estratégia de produto, pois existem alguns que a margem vem sendo prejudicada ao longo do tempo e outros que estão melhores. Realizar análises mais avançadas de custo e precificação, análise societária, patrimonial ou a própria consultoria tributária”.

Funcionamento na ROIT

O sistema desenvolvido pela ROIT BANK faz o lançamento já na origem e, por último, o material processado passa por ERPs contábeis. Com a inteligência artificial, a accountech realiza contabilização, auditoria fiscal de entradas em tempo real e pagamentos na própria plataforma.

O empresário contábil e CEO do Grupo ROIT, Lucas Ribeiro, lembrou que, por padrões, um documento leva de 40 a 100 dias para chegar em sua contabilização final. Em seu sistema é diferente: “O processo leva três minutos”.

Conheça as fases do processamento!

1ª Fase

A comunicação dos fornecedores com as empresas clientes da ROIT passa pelo “Portal do Fornecedor”. Esses clientes recebem white label para personalizar o portal com sua própria marca e logo.

Lá, há acesso para ordens de compra, acordos e contratos. Além disso, notas sem emitir, notas emitidas, a receber, a antecipar e recebidas.

2ª Fase

O segundo processo é feito com esteira autônoma. A inteligência artificial recebe os documentos e os classifica em até 15 segundos. Um milhão de documentos são processados em 2 minutos, de acordo com o empresário contábil Lucas Ribeiro.

São 32 tipos de documentos, entre eles:  faturas, invoices, contratos e câmbio. Eles chegam por baixa automática, integração ou por email. A plataforma aponta com 99,9% de precisão se o documento é uma nota, boleto, fatura, invoice ou contrato de prestação de serviços.

3ª Fase

Na fase de extração, o documento passa por OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres, em português). Também passa pelo NLP (Processamento de Linguagem Natural, em português), que traduz o que está no documento não por posição, mas por contexto.

O empresário contábil Lucas Ribeiro ressaltou que situações de falta de padrões entre os layouts de prefeituras são resolvidos com intervenção humana. Toda vez que o sistema desconhece ou sente falta de alguma informação, emite um comunicado. Assim que o colaborador complementa a informação, a máquina amplia sua aprendizagem.

4ª Fase

Robôs vinculam pedidos de compras, contratos, notas por boleto, comprovantes de pagamentos, além de outros itens.

5ª Fase

A parte de crítica e análise fiscal é realizada com robôs. O software verifica:

• Se a retenção está certa;
• Se tinha ISS retido;
• Se há CPOM e se o cadastro está regular ou não junto ao site da prefeitura;
• Realiza consulta no Simples Nacional, digitando o captcha, etc..

O sistema tem 2,1 bilhões de cenários tributários em sua base fiscal. “Estimo que daqui a três anos passaremos de 1 trilhão de cenários fiscais. Cada cliente que entra nós processamos os últimos cinco anos de sua empresa e aprendemos com novos cenários”, contou Lucas.

6ª Fase

A parte contábil é realizada a partir da base histórica e as classificações de contas são feitas pelo próprio sistema. Se há alguma margem para divergência, a máquina avisa que tem duas contas possíveis para o mesmo fato e o colaborador decide qual será a classificação.

7ª Fase

Tudo já está validado, o próximo passo é pagar. Os robôs fazem o pagamento do banco, o DDA e boletos que já passaram pela esteira e já estão com nota validada. A nota já está com o valor líquido (não o valor bruto). O passo seguinte é ser remanejado para as integrações com o ERP contábil.

8ª Fase

O ERP contábil recebe o material do sistema da ROIT e passa a ter uma alimentação orgânica. “Note que o ERP não é mais o primeiro e sim o último. Ele  não vem antes da contabilidade. O nosso sistema não é perfeito, mas facilita. A contabilidade, por exemplo, sempre fica pronta no dia seguinte”, explicou o especialista.

Contabilidade Consultiva Ao Vivo

Dois dias de imersão com os maiores nomes da contabilidade. Essa foi a programação de um evento inédito para o setor: o Contabilidade Consultiva Ao Vivo. Mais de 10 palestrantes se reuniram para divulgar insights poderosos.

O evento, que já tem segunda edição agendada para 2023, é uma idealização do empresário contábil, Pedro Nery, autor do @contabilidadeconsultiva. Esse grande encontro foi testemunhado por mais de 700 contadores de todo o Brasil e aconteceu em São Paulo.

Continue acompanhando nosso ciclo de postagens de contabilidade no nosso blog e no @contabilidadeconsultiva