Cultura de planejamento e controle são importantes e essenciais para a gestão, e são temas que não possuem fins em si mesmos. Planejar e monitorar serve para tudo, inclusive para pensar e executar o orçamento de uma empresa, sobretudo quando ela é pequena, pois não há margem para erro.

É possível entender a gestão orçamentária como um conjunto de ações que servem para projetar as receitas e despesas e então tornar bem mais realistas os objetivos financeiros da empresa. A partir desse ponto, é possível dividir o orçamento em duas partes:

Orçamento Financeiro:

Representa todo o plano financeiro e é necessário para subsidiar os negócios de uma empresa.

Orçamento Operacional:

Está relacionado ao plano operacional das atividades da empresa.

A utilização de um orçamento como instrumento empresarial é uma   prática que está diretamente relacionada ao processo de planejamento. É importante compreender que essa relação alcança todo tipo de empresa, independente de seu tamanho ou segmento. A gestão orçamentária é responsável por trazer alternativas para a administração e produz benefícios reais como auxiliar na definição de metas ou servir como base para sustentar um novo direcionamento para as atividades de toda uma operação. Do orçamento é possível identificar indicadores capazes de oferecer condições para a avaliação do desempenho geral de um negócio. O orçamento serve – é importante que sirva, aliás – para orientar o gestor quanto a redução de desperdícios, perda de foco e até mesmo eliminar a possibilidade da realização de atividades operacionais conflitantes.

Fases da Gestão orçamentária

A prática da gestão orçamentária pode ser dividida em três partes:

1 – Elaboração

Essa é a fase da construção do orçamento, em que são elaborados todos os diversos quadros e divisões do orçamento operacional e financeiro dentro dos períodos que serão considerados.

2 – Execução

Execução é a fase em que tudo o que foi elaborado será então colocado em prática para orientar a realização de todas as atividades previstas no orçamento global.

3 – Monitoramento

Por fim, chega-se na fase da pós-realização das atividades, que consiste na comparação dos números realizados aos números previstos em todo o orçamento. Essa é a hora de ir diagnosticando o que está e o que não está dando muito certo sob o ponto de vista da saúde financeira.

Para elaborar um orçamento

Na hora de elaborar um orçamento, é importante considerar dados da história da empresa, mesmo que ela seja pequena e portando esteja no início de sua trajetória. Ainda que esses dados históricos correspondam a poucos meses, eles servirão como indicadores que permitirão prever os próximos passos. Por meio desse registro das operações orçamentárias anteriores, será possível encontrar elementos para a formação das premissas orçamentárias. Será através de um estudo dessas informações que metas corporativas poderão ser estabelecidas de maneira organizada e realista.

Os resultados específicos de cada departamento deverão ser registrados e comparados com frequência, sempre à luz do orçamento geral. Caso haja alguma divergência, será necessário fazer uma investigação. Qualquer fato inesperado apontado poderá ser lido como um caso isolado, se assim o for realmente, facilitando qualquer ação em prol de uma recuperação.

Projeções de vendas

Projeção de vendas tem a ver com o montante que uma empresa pretende receber a partir da venda de um determinado produto. Essa projeção é o ponta pé inicial do planejamento, uma vez que os resultados objetivos com as vendas é que permitem a elaboração das demais projeções e simulações. Aqui é importante analisar todas as despesas que a empresa terá sempre que um produto ou serviço for vendido, por exemplo: gastos referentes a fretes, impostos, comissões para revendedores, embalagens, devoluções e cancelamentos.

Custos da produção

É de extrema importante para o orçamento compreender com precisão quanto custa produzir determinada quantidade de produto para a venda. Dessa forma será possível alcançar um equilíbrio entre o que é produzido e as vendas, e assim estabelecer preços da mercadoria comercializada, mesmo que não seja um produto físico, mas um serviço. Os custos da produção correspondem, por exemplo, a gastos com a matéria-prima ou a energia e/ou tempo gastos durante todo o processo.

RH ou mão-de-obra

Dentro do orçamento principal, há o que pode ser chamado de ‘orçamento de gastos com o pessoal’, que refere-se aos desembolsos de uma empresa junto a seus funcionários. Mesmo que esse quadro seja pequeno, com menos de 10 ou até mesmo menos de 5 colaboradores, é importante que essa análise seja feita. Gastos como salários, encargos, taxas legais obrigatórias pagas aos funcionários e benefícios diversos.

Investimentos

Se atentar para os investimentos operacionais é importante por que são  eles os responsáveis por melhorar e ampliar a capacidade produtiva de um negócio. Compra de bens como máquinas, equipamentos, veículos, móveis, ferramentas, recursos de informáticas entram nesse escopo. Mas há também os investimentos financeiros, no qual o patrimônio da marca é ampliado ou em casos de compra de ações de outras empresas, por exemplo.

Que tal um sistema on-line?

Às vezes, uma simples ferramenda pode ajudar bastante no auxílio da gestão de um negócio, sobretudo quando se trata de uma pequena ou  média empresa, já que o custo do uso de um sistema online é bem baixo. O Treasy é um bom exemplo. Com essa ferramenta, é possível ganhar tempo  e também segurança na hora da construção e manutenção de todo o processo orçamentário. Através da plataforma Treazy, fica muito mais fácil fazer progeções, simulações e enquadrar a situação orçamentária de sua empresa nos mais variados cenários, além de produzir com facilidade e precisão relatórios, gráficos, indicadores de desempenho, tudo isso para otimizar sua capacidade elaborar análises gerais e específicas, e assim garantir melhores resultados.

Com um bom planejamento orçamentário, o futuro de sua empresa estará na ponta do lápis, não por meio de previsões rumo ao imprevisível, mas através de uma rota traçada na previsibilidade em direção ao crescimento. Um bom orçamento fará com que os recursos sejam distribuídos de forma mais organizada, além de facilitar uma mudança de rota nos negócios, caso seja necessário.