O avanço no número de casos de coronavírus no Brasil fez com que muitas empresas de contabilidade liberassem seus funcionários para trabalhar em casa, o famoso home office. Vamos lhe ensinar duas regras para que você tenha sucesso nesse período.

Pela ótica da contabilidade, é uma época em que vários escritórios estão a todo vapor em função do período de declaração de imposto de renda. É uma fase tipicamente agitada. Além de estar com demandas referentes às Medidas Provisórias que alteraram a dinâmica das empresas que estão dando férias, reduzindo jornada de trabalho e suspendendo contratos.

Em linhas gerais, caso a entrega dos serviços de conformidade fique comprometida, o país é afetado. Sem a entrega dos impostos não se arrecada dinheiro para os gastos públicos.

No sentido humanitário, o país já registra milhares de mortes e os casos de suspeitas aumentam. Em alguns lugares do Brasil o trabalho de home office é uma recomendação e em outros, tornou-se obrigatório. E ainda há estados em lockdown.

As empresas de contabilidade que fazem procedimentos digitais já saem na frente

 no momento de permitir que seus funcionários trabalhem em casa. E para quem tem uma empresa contábil em que o servidor fica no escritório?

1º Corra atrás de acesso remoto

Você, contador, vai precisar do suporte de um técnico de informática. Agora, mais do que nunca, com uma doença altamente transmissível, o processo de digitalização da sua empresa se faz necessário.Vamos falar sobre opções de acesso remoto.

Uma das possibilidades é criar um terminal de serviço no servidor de sua empresa. Você pode criar uma VPN (rede privada virtual, em inglês “Virtual Private Network“). Ela funciona como um “túnel” na internet que você acessa. Após implantação do VPN, é possível acessar o que tem na rede do computador da sua empresa, num notebook em casa, por exemplo.

Você pode fazer acesso por clientes pelo aplicativo teamviewer ou pelo programa de software AnyDesk. Para empresas menores, a teamviewer costuma ser efetiva, já empresas maiores, o VPN é o mais indicado.

Não fique travado em sistemas locais que te impedem de uma série de outras funcionalidades e, nesse momento, do home office também. É importante a médio ou longo prazo se pensar em implantar um sistema em nuvem. Existe sistema de gestão de processos online, o Google drive pode ser usado para guardar arquivos. 

Há sistemas contábeis que tem a versão web com acesso remoto a um servidor compartilhado.

2º Crie regras para o trabalho em home office

É necessário ter o controle da produtividade e da jornada de trabalho desse colaborador que vai trabalhar em casa. O teletrabalho é um assunto que veio também com a reforma trabalhista. 

Atualmente já é possível colocar cláusula para que o empregado esteja ciente de que ele pode ter de vir a trabalhar de casa. Inclusive no teletrabalho você não precisa dispor recursos para o funcionário trabalhar. Ele pode trabalhar com computador ou celular próprios e internet particular. A empresa não é obrigada a reembolsar, a não ser que isso seja combinado.

Já no caso dos contratos em vigor, antigos, você terá de fazer um termo aditivo no contrato do empregado sobre a questão do teletrabalho.

Reuniões online

Há de se ressaltar que home office não é bagunça, é trabalho em casa e precisa ser monitorado. Uma alternativa é desenvolver uma metodologia chamada Daily Scrum. É um método em que você faz reuniões curtas por meio de conferências de vídeo pelo Skype, Google Meet ou Zoom.

O ideal é que sejam feitas antes de encerrar o expediente. Podem ser 15 minutos em que haja conversa, momento de tirar dúvida, de falar dos empecilhos, de alguma novidade. É importante que o fim da reunião marque o fim do trabalho, pois home office também pode gerar hora extra.

Técnica do Pomodoro

Existe uma técnica de produtividade chamada Pomodoro em que cada bloco de horário, se dedica parte para produtividade focada e parte para descompressão. A medida que aplicamos na Marco envolve 50 minutos de trabalho focado e 10 minutos para descompressão, momento em que funcionário pode mexer no WhatsApp, assistir vídeo, entre outros.

Se não houver monitoramento, na casa do funcionário há competidores de atenção. Os filhos do funcionário, marido ou mulher. Dependendo do perfil do colaborador, se ele for mais desfocado, tem a televisão, redes sociais, afazeres do lar. Logo é preciso ter meta. O home office geralmente exige um degrau a mais de atenção do que o presencial.

Mal ou bem, presencialmente você acompanha o desenvolvimento de sua equipe. Como está a produtividade. Se o seu funcionário travou por conta de alguma dúvida, você corre o risco de ter um trabalhador improdutivo dentro de casa. É importante um sistema de gestão de processos que consiga medir a entrega dos seus funcionários.

Ensine seus colaboradores a  fazer negociações com os parentes ou as pessoas na qual ele divide o lar de que de hora X a hora Y será a jornada de trabalho e de que ele precisa de atenção e silêncio, colaboração.

Escritórios abertos

Para empresas que resolveram não adotar o estilo home office, uma sugestão é mudar o horário da jornada de trabalho para evitar momentos de pico. Ou começar mais cedo ou começar mais tarde pensando em horários diferenciados para almoço ou mesmo de uso do transporte público.

Educar seus funcionários sobre prevenção do coronavírus é primordial. Você tem de garantir que todos os que estão do seu lado, todos os seus, time profissional, time família, que estejam cientes no que é preciso fazer para evitar que eles se contaminem e contagie outras pessoas e familiares.

Às vezes isto está claro para você, mas quem sabe para um funcionário da sua empresa não está. Educar sobre suas práticas, municiar sobre a disponibilidade e uso do álcool em gel, sabemos que está difícil de encontrar e comprar, mas municiá-los desses recursos. Orientar sobre o que fazer.

É no momento de crise que você como líder, precisa liderar. Se você entra em desespero, imagine então o seu funcionário que quem sabe não teve esse preparo todo, que está numa situação que precisa pegar um transporte público para ir trabalhar. Que está preocupado com o filho dele pequeno em casa.

Acima de tudo estamos numa crise humanitária. Vamos unir forças para que o mais rápido o possível nos recuperemos dessa epidemia.

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